Examens avec personne répondante
Si vous êtes à plus de 100 km du campus de l’Université Laval ou à plus de 100 km de l'un de ses centres d’examens, vous pouvez effectuer vos examens sous la surveillance d’un répondant ou d’une répondante en suivant la procédure ci-dessous.
1. Sélectionnez votre lieu d'examen
Peu importe où vous choisissez de faire vos examens sous surveillance, il est obligatoire de nous le signifier dans votre dossier d’examens en respectant les dates limites.
Vous recevrez une notification dans monPortail au moment opportun pour vous rappeler de vous inscrire.
2. Assurez-vous de recevoir le courriel du Service de soutien à l'enseignement
Après votre inscription pour faire votre examen avec une personne répondante, vous recevrez un courriel du Service de soutien à l’enseignement (SSE). Ce dernier sera envoyé à votre adresse @ulaval.ca et contiendra:
- La confirmation de la date et de l’heure de votre examen (fixées en fonction du décalage horaire s’il y a lieu)
- Le lien vers le formulaire fiche-personne répondante à remplir et à transmettre dans les meilleurs délais.
Si le SSE constate un conflit d'horaire entre deux de vos examens, nous communiquerons avec vous par courriel afin que vous puissiez prendre action rapidement et régler le conflit.
3. Trouvez votre personne répondante
Commencez votre recherche dès le début de la session. En certaines circonstances, trouver un répondant ou une répondante peut nécessiter plusieurs échanges et prendre beaucoup de temps.
Pour faciliter et accélérer vos démarches:
- Faites parvenir le document d’information portant sur la surveillance d’examen à la personne visée
- Informez la personne qu’elle doit accepter de surveiller votre examen à la date et à l'heure fixées par le SSE/system/files/public/examens-avec-une-personne-repondante/repondants-procedures-an.pdf
- Confirmez sa disponibilité pour la ou les plages horaires déterminées par le SSE avant de nous faire parvenir la fiche-personne répondante remplie.
Surveillance d’examen à l’Université Laval (PDF)
Exam proctoring for Université Laval (PDF)
La personne répondante doit satisfaire l’un des critères suivants:
- Faire partie du personnel enseignant d’un établissement d’enseignement supérieur (université)
- Faire partie du personnel administratif d’un établissement d’enseignement supérieur (université)
- Être à l’emploi d'un bureau du Canada à l'étranger
- Être à l’emploi d’un centre d’examens reconnu privé, lié à un établissement d’enseignement ou lié aux Forces armées canadiennes
- Avoir le grade d’officier des Forces armées canadiennes sans être votre supérieure ou supérieur immédiat ni un ou une collègue
- Être à l’emploi d’une bibliothèque publique offrant le service de surveillance d'examens pour les établissements d'enseignement supérieur
- Effectuer la supervision de votre de stage dans le cadre d'un programme collégial ou universitaire reconnu
- Effectuer la direction de votre recherche
- La personne répondante doit également:
- Être en mesure de communiquer par écrit en français ou en anglais
- Avoir une adresse de courriel de son établissement à son nom. Aucun examen ne sera envoyé à une adresse générique de type accueil@ ou renseignements@ ni à une adresse liée à un serveur de type Yahoo, Gmail, Hotmail, ou autre.
- Être en mesure d'imprimer l'examen vierge dès sa réception.
- Être en mesure de numériser et d'expédier par courriel le questionnaire d'examen, le brouillon et tous les documents afférents au plus tard le lendemain de la date de l'examen (maximum 24 heures suivant l'examen).
Le SSE se réserve le droit d'exiger une preuve de l'identité et du statut d’emploi de votre personne répondante et d’effectuer d’autres vérifications, le cas échéant.
- Ami, amie
- Membre de la famille
- Voisin, voisine
- Collègue
- Supérieur, supérieure
- Étudiant ou étudiante de l’Université Laval
- Étudiant ou étudiante d’un autre établissement d’enseignement à moins que cette personne soit rémunérée par un centre d’examens reconnu
- Toute personne habitant à la même adresse que vous
4. Remplissez et transmettez la fiche-personne répondante
Remplissez la fiche-personne répondante qui se trouve dans votre dossier d'examens et transmettez-la au moins trois semaines avant la date de l'examen. Tous les champs sont obligatoires.
Afin de s’assurer de l’intégrité de la gestion des examens à distance, le SSE se réserve le droit de refuser une personne répondante.
Le SSE communiquera avec la personne répondante pour l'informer de la marche à suivre et des conditions liées à la surveillance de votre examen. Vous recevrez la copie conforme de cet envoi afin d’en être également informé.
Le SSE vous en informera et vous invitera à soumettre le nom d’une autre personne dans les meilleurs délais.
Si vous ne trouvez personne qui répond aux critères d’admissibilité, communiquez le plus tôt possible avec le SSE à sse.repondant@ulaval.ca afin d’obtenir des pistes de recherche.
Une personne répondante ne remplissant pas tous les critères d’admissibilité pourrait quand même être acceptée si le SSE juge que les circonstances sont exceptionnelles. Il doit avoir toutes les raisons de croire qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts entre vous et la personne répondante et que cette dernière respectera la marche à suivre et les conditions liées à la surveillance des examens.
Frais de surveillance
La plupart des personnes répondantes, notamment celles rattachées à un établissement d’enseignement qui offre le service de surveillance d’examens, exigent des frais. Tous les frais de surveillance d’examens sont entièrement assumés par l’étudiant ou l’étudiante. À titre indicatif, notez que des frais de surveillance entre 100$ et 150$ CA par examen de trois heures sont courants.