Les dessous des examens sous surveillance
Une personne enseignante peut décider de prévoir un ou des examens sous surveillance pour le cours sous sa responsabilité. Au début de chaque session, les personnes étudiantes ayant au moins un examen sous surveillance dans un cours à distance ou comodal auquel elles sont inscrites, reçoivent une notification dans monPortail, la plateforme numérique de l’Université Laval, les invitant à sélectionner le lieu où aura lieu leur examen. Elles peuvent décider de réaliser leur examen sur le campus de l’Université Laval à Québec ou dans l’un des 30 lieux d’examens hors campus. Si elles sont à plus de 100km d’un lieu d’examen, une procédure particulière s’applique et elles seront contactées personnellement afin de leur indiquer la marche à suivre.
À ce moment-là, une logistique complexe se met en place: nos trois agentes réservent des locaux en fonction des sélections réalisées par les personnes étudiantes, en tenant compte des besoins particuliers si certaines personnes nécessitent des accommodements spécifiques à leur situation particulière, coordonnent l’attribution des périodes de surveillance aux personnes surveillantes en fonction des besoins et de leurs disponibilités et commandent les impressions du nombre de copies d’examens nécessaires pour chaque cours. Peu avant les périodes d’examens de mi et de fin de session, elles préparent les envois pour chacun des personnes surveillantes, envois qui peuvent comprendre un nombre variable de copies de chacun des examens prévus dans ce lieu ce jour-là. Chaque examen est de durée différente, peut nécessiter du matériel différent ou prévoir des consignes différentes. La logistique est importante puisque tous les examens, campus et hors campus, se déroulent au même moment.
Les personnes surveillantes accueillent les étudiants et étudiantes, valident leur identité, leur remettent leur copie d’examen et vérifient si du matériel supplémentaire est permis lors de la passation de leur examen. À la fin de la durée prévue, elles récupèrent les copies et réexpédient tout le matériel qui leur a été envoyé à l’équipe des examens sous surveillance par messagerie rapide.
Une fois les copies reçues, les agentes retournent les copies d’examens à chacune des personnes enseignantes afin que celles-ci puissent débuter la correction dès que possible. C'est encore une fois une période intense où nos collègues agentes travaillent avec ardeur.
Nous profitons de ce 40e anniversaire de la Formation à distance pour remercier nos trois agentes, Jade, Marie-Aude et Nancie, ainsi que nos 125 personnes surveillantes qui veillent à la qualité des diplômes de l’Université Laval depuis toutes ces années. Merci 40 fois!